Privacyverklaring W. Heemskerk B.V.
De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid W. Heemskerk B.V. (hierna te noemen: “Heemskerk”) vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving. In deze privacyverklaring wordt daarom uitgelegd hoe met de persoonsgegevens van klanten, leveranciers en andere relaties wordt omgegaan.

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke
Heemskerk kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: “AVG”), voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Heemskerk is via onderstaande contactgegevens voor jouw bereikbaar:

1. Heemskerk B.V.

 

Telefonisch	+31 (0)71 – 402 13 38
E-mail	info@wheemskerk.nl
Bezoek / Post	Vinkenweg 32 2231 NS Rijnsburg Nederland

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij kunnen onder meer de navolgende categorieën persoonsgegevens van jou verwerken:

• voor- en achternaam,
• telefoonnummer en e-mailadres;
• adres;
• geslacht;
• jouw functie;
• bestelgeschiedenis;
• aantekeningen uit ons contact met jou;

Wordt er met Heemskerk een overeenkomst aangegaan – of dit nu met een klant, leverancier of andere relatie betreft – of wordt door een consument een klacht ingediend, dan is vereist dat er contactgegevens – voor- en achternaam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres – aan ons worden verstrekt. Worden deze persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, dan kunnen wij een goede uitvoering van de overeenkomst of afhandeling van de klacht niet garanderen. Is het verwerken van specifieke persoonsgegevens wettelijk verplicht? Dan zullen wij jou daaromtrent informeren alsmede omtrent de mogelijke gevolgen indien je ervoor kiest deze persoonsgegevens niet aan ons te verstrekken.

Voor welke doeleinden verwerkt Heemskerk persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van klanten, leveranciers en relaties voor verschillende doeleinden. Wij gebruiken daarbij de persoonsgegevens die wij van jou hebben ontvangen, maar kunnen ook de persoonsgegevens gebruiken die wij verkrijgen uit andere bronnen. Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

1. Algemeen contact
   De gegevens worden gebruikt voor (i) het verstrekken van opgevraagde informatie, (ii) contact over het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst en (iii) het beantwoorden en/of afhandelen van vragen en/of klachten.
2. Ter uitvoering van een overeenkomst
   Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van de overeenkomst(en) die met ons gesloten (gaan) worden of zijn gesloten. Dit zodat wij onze diensten en/of producten kunnen aanbieden, leveren, onze service / garanties kunnen bieden en/of voor het (af)geven van advies en offertes over onze diensten en/of producten. Uiteraard sluiten wij anderzijds ook overeenkomsten met partijen die juist aan ons producten of diensten leveren. Ook in het kader van die te sluiten of gesloten overeenkomsten worden persoonsgegevens verwerkt.
3. Wettelijke verplichting
   Wij kunnen persoonsgegevens verwerken en daarnaast persoonsgegevens verstrekken aan derden indien wij daartoe verplicht zijn op basis van wet- of regelgeving. Zo is Heemskerk op basis van de wet bijvoorbeeld verplicht om bezoekers van het kantoorpand te registreren.
4. Het debiteurenbeheer en de incasso van vorderingen ten aanzien van onze debiteuren
   Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor het (i) versturen van rekeningen, herinneringen en aanmaningen aan debiteuren om vorderingen te incasseren; (ii) uitvoeren van een telefoongesprek om een debiteur te herinneren aan een openstaande vordering en (iii) het laten uitvoeren van een gerechtelijke incassoprocedure in voorkomende gevallen.
5. Ter verdediging tegen juridische aanspraken
   Wij kunnen persoonsgegevens (laten) verwerken om onszelf te (kunnen) verdedigen tegen eventuele juridische aanspraken.
6. Bedrijfsbeveiliging
   Ter bescherming van haar medewerkers, bezoekers, productieprocessen, terrein, gebouwen, materiaal en persoonlijke eigendommen maakt Heemskerk, met verschillende camera’s, beelden van jou bij een bezoek aan ons pand.

Op basis van welke grondslag worden persoonsgegevens verwerkt?
Heemskerk verwerkt persoonsgegevens als zij daartoe wettelijk verplicht is of als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de door haar met klanten, leveranciers of andere relaties gesloten overeenkomsten bijvoorbeeld ter levering of afname van producten en/of diensten. Het kan ook voorkomen dat Heemskerk persoonsgegevens verwerkt voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Een gerechtvaardigd belang is over het algemeen juridisch, financieel of zakelijk van aard. Wij hebben onder meer in de navolgende situaties een gerechtvaardigd belang om persoonsgegevens te verwerken:

• ten behoeve van algemeen klantcontact, zoals het beantwoorden van vragen en het afhandelen van klachten;
• in het kader van beveiliging c.q. om diefstal tegen te gaan;
• ter verdediging tegen juridische aanspraken.

Tot slot kunnen persoonsgegevens door ons verwerkt worden als daarvoor door jou toestemming is gegeven. In dat geval geldt dat jij het recht hebt de toestemming op ieder moment in te trekken. Deze intrekking staat niet in de weg aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking.

Delen van persoonsgegevens met derden

In bepaalde gevallen kunnen wij persoonsgegevens ook delen met derden. Het doorsturen van persoonsgegevens aan derden, gebeurt alleen voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en uitsluitend op basis van de in deze privacyverklaring vermelde grondslagen. Zo kunnen wij onder meer in de navolgende gevallen persoonsgegevens aan de navolgende categorieën van derden verstrekken:

1. indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Zo kunnen wij bijvoorbeeld gebruik maken van verzendingsbedrijven voor de bezorging van pakketten en post, externe transporteurs, leveranciers van producten, een leverancier van een online ondertekendienst of een derde partij voor de afhandeling van betalingen;
2. wij kunnen een wettelijke verplichting hebben om persoonsgegevens te delen met een overheidsinstantie;
3. wij kunnen jouw persoonsgegevens verstrekken aan ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze softwaresystemen;
4. wij kunnen gebruik maken van een incassobureau of advocatenbureau voor het innen van een vordering op een debiteur of het oplossen van een geschil met een klant, leverancier of andere relatie;
5. onze boekhouder, een administratiekantoor of een andere adviseur kunnen persoonsgegevens van jou ontvangen indien dit nodig is voor de werkzaamheden die zij voor ons uitvoeren;
6. wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan onze verzekeraar ten behoeve van onze aansprakelijkheid.

Derden aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Wij zijn niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door deze derden. Dit is anders als een derde wordt ingeschakeld om ten behoeve van ons persoonsgegevens te verwerken en aldus in dat kader persoonsgegevens van jou vanuit ons ontvangt. In dat geval sluiten wij met deze derde een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de vereisten zoals omschreven is in de AVG.

Wij geven persoonsgegevens niet door aan een derde land of internationale organisatie.

Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van de persoonsgegevens van onze klanten, leveranciers en andere relaties tegen te gaan. Zo zorgen wij onder andere dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw persoonsgegevens, dat de toegang tot jouw persoonsgegevens afgeschermd is, dat onze wachtwoorden regelmatig worden gewijzigd, dat ons pand is beveiligd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig (door externe partijen) gecontroleerd worden. Heb jij de indruk dat jouw persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van bijvoorbeeld misbruik, neem dan gerust contact met ons op.

Bewaartermijnen
Wij bewaren de persoonsgegevens die wij van onze klanten, leveranciers en andere relaties verwerken niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is om de in deze privacyverklaring genoemde doelen te bereiken dan wel om aan de wet- en regelgeving te kunnen voldoen.

Voor de meeste persoonsgegevens geldt dat wij deze in ieder geval niet langer bewaren dan noodzakelijk voor onze bedrijfsvoering, nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, het kunnen innen van onze vorderingen en het kunnen afhandelen van geschillen die kunnen voortvloeien uit de gesloten overeenkomsten. Sommige persoonsgegevens moeten echter langer worden bewaard op grond van de wet. Is dat het geval dan wordt die termijn uiteraard aangehouden. Zo dient Heemskerk bepaalde fiscale documenten zeven jaar te bewaren.

Bij het betreden van ons bedrijfspand worden mogelijk beelden gemaakt door onze beveiligingscamera’s. De camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij er aanleiding is de beelden langer te bewaren. Vindt er communicatie met een consument plaats over een klacht dan worden de daarvoor noodzakelijke verwerkte persoonsgegevens bewaard totdat de klacht is afgehandeld. Voor de persoonsgegevens die worden opgenomen in ons bezoekersregistratiesysteem en registratiehandboek geldt dat deze 3 jaar  worden bewaard.

Rechten uitoefenen
Een ieder van wie persoonsgegevens worden verwerkt, heeft het recht om zijn persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast bestaat het recht te verzoeken om beperking van de verwerking van de persoonsgegevens alsmede het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens en het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laatste betekent dat een verzoek kan worden ingediend om de persoonsgegevens die Heemskerk van jou verwerkt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen en/of deze naar een door jou genoemde organisatie over te dragen.

Wil jij een beroep doen op een van jouw rechten uit de AVG en ben jij (werkzaam bij) een klant dan kun je jouw verzoek richten aan de afdeling Customer Service (telefoonnummer: 071-4021338 / e-mailadres customerservice@wheemskerk.nl. Ben jij (werkzaam bij) een leverancier of ben je een andere relatie dan kun je je wenden tot de afdeling Inkoop (telefoonnummer: 071-4021338 / e-mailadres inkoop@wheemskerk.nl. Om misbruik te voorkomen kunnen wij jou, alvorens tot behandeling van jouw verzoek over te gaan, verzoeken om jouwzelf te identificeren door een kopie van een geldig legitimatiebewijs aan ons te sturen. Scherm in deze kopie jouw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer af. Je kunt hier bijvoorbeeld de ‘KopieID-app’ van de overheid voor gebruiken. Dit ter bescherming van jouw privacy.

We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen één maand, op jouw verzoek. Als jij een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens door ons, dan helpen wij jou uiteraard graag verder. Mocht je er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan wijzen wij jou erop dat jij de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de navolgende link:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/klachtenformulier

Geautomatiseerde besluitvorming
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming.

Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 19-09-2019. We behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te passen door middel van het wijzigen van deze pagina. Aangeraden wordt deze pagina regelmatig te raadplegen. Wanneer er sprake is van een wezenlijke wijziging in deze privacyverklaring, volgt een duidelijke kennisgeving via onze website.